Firma digitale, marcatura temporale, tracciabilità delle modifiche, backup sicuro e accesso con credenziali: sono questi i requisiti fondamentali da tenere presenti quando un ente del Terzo settore sceglie di gestire i propri libri sociali in formato digitale.
A ribadirlo è “A carte scoperte. Manuale per la tenuta dei libri sociali negli enti del Terzo settore”, il nuovo strumento operativo promosso da Cantiere terzo settore (partner tecnico di VERIF!CO) in collaborazione con CSV Bergamo, CSV Friuli-Venezia Giulia, CSV Lazio e CSV Verona. Una guida pensata per accompagnare organizzazioni di ogni dimensione nella gestione quotidiana dei libri sociali, con un’attenzione particolare alla crescente diffusione delle soluzioni digitali.
Ed è qui che entra in gioco VERIF!CO: le caratteristiche individuate come essenziali dal manuale sono tutte presenti nella piattaforma, offrendo agli enti uno strumento già coerente con le migliori prassi oggi disponibili.
Con VERIF!CO, infatti, puoi gestire i libri sociali obbligatori del tuo ente del Terzo settore, dai verbali al registro volontari, in sicurezza e serenità.
Un quadro normativo complesso, senza regole univoche sul digitale
La tenuta dei libri sociali è un obbligo previsto dal codice del Terzo settore, ma la normativa non disciplina ancora in modo puntuale le modalità di gestione in digitale da parte degli enti non profit. Proprio per questo, la guida non propone regole rigide, bensì criteri di correttezza, tracciabilità e trasparenza, costruiti attraverso un’analisi che incrocia diritto del Terzo settore, normativa sulla documentazione amministrativa, regole civilistiche e giurisprudenza sui documenti digitali.
Il messaggio è chiaro: in assenza di una disciplina vincolante, è fondamentale adottare soluzioni tecniche e organizzative che riducano i rischi e garantiscano affidabilità nel tempo.
Focus sui libri sociali digitali: requisiti e attenzioni
Una parte centrale del manuale è dedicata proprio ai libri sociali digitali, sempre più scelti dagli enti per ragioni di efficienza, sicurezza e sostenibilità. La guida chiarisce cosa si intende per libro sociale digitale e quali requisiti minimi sono necessari per garantire, soprattutto in caso di contenziosi:
- data certa;
- integrità del contenuto;
- tracciabilità delle operazioni;
- leggibilità e conservazione nel tempo.
In questo contesto, l’adozione di software e gestionali strutturati non è solo una scelta organizzativa, ma può diventare una vera e propria garanzia di correttezza. Il manuale sottolinea infatti l’importanza di affidarsi a servizi che offrano firma digitale integrata, marcatura temporale automatica, sistemi di tracciamento delle modifiche, backup sicuri e accesso controllato tramite credenziali.
Un contributo alla cultura della trasparenza digitale
I contenuti del manuale si basano e sviluppano il paper di orientamento “I libri sociali degli enti del Terzo settore in modalità digitale: istruzioni per l’uso”, a cura di Nataniele Gennari ed Elena D’Alessandro, e si inseriscono in un percorso più ampio di accompagnamento alla transizione digitale degli enti non profit.
In questo scenario, strumenti come VERIF!CO rappresentano un alleato concreto per tradurre nella pratica quotidiana i principi di trasparenza, sicurezza e responsabilità richiamati dalla guida, offrendo agli enti una soluzione già coerente con le migliori indicazioni disponibili oggi.
La digitalizzazione dei libri sociali non è solo una scelta tecnologica, ma un passo verso una gestione più consapevole e affidabile: farlo con gli strumenti giusti fa la differenza.